Cómo Laboratorios Poen digitalizó las rendiciones internas con Portal de Viáticos y PWA

¿Qué pasa cuando los viáticos dejan de ser un trámite y se convierten en un problema operativo?

En muchas empresas, los viáticos parecen una tarea menor hasta que empiezan a acumularse los tickets, las aprobaciones por fuera del sistema, las revisiones manuales y los cierres demorados. Ahí el problema deja de ser administrativo y pasa a impactar en algo más sensible: el tiempo del equipo, la trazabilidad del gasto y la velocidad con la que una compañía puede auditar, aprobar y contabilizar.

Eso vuelve especialmente interesante el caso de Laboratorios Poen. Porque no se trató solo de digitalizar una rendición. Se trató de resolver una operatoria diaria con volumen, movilidad y necesidad de control, combinando un Portal de Viáticos con una PWA pensada para simplificar la carga de comprobantes y acelerar el flujo completo.

Cuando los viáticos crecen, también crece la fricción

Hay un punto en el que la gestión de viáticos deja de escalar bien con mails, Excel, fotos sueltas o tickets en papel. El síntoma no es uno solo: aparecen cierres contables demorados, auditorías lentas, aprobaciones sin trazabilidad, faltantes, duplicados y una sensación de desorden que termina afectando tanto a Finanzas como a quienes cargan y aprueban gastos.

Por eso, hablar de viáticos hoy no debería limitarse a explicar un concepto. De hecho, cuando alguien se pregunta qué es viáticos o cómo funciona viáticos, en la práctica suele estar buscando algo más concreto: cómo ordenar un proceso que, si no está bien diseñado, consume tiempo, multiplica errores y vuelve más lenta la operación.

El problema no era solo cargar gastos: era darles una lógica operativa

En el caso de Laboratorios Poen, la dimensión del desafío era permitir la carga de comprobantes por parte de empleados de una forma más ágil, más móvil y ordenada, integrando esa experiencia con un circuito de control y rendición más amplio.

Por un lado, el portal organiza el flujo de rendiciones, aprobaciones, validaciones, alertas, estados de liquidación, presupuestos y exportación contable. Por otro, la PWA acerca esa lógica al momento real de uso: permite cargar tickets desde el celular, acceder desde navegador, QR o enlace directo, trabajar sin depender de una app store y sostener una experiencia mobile-first mucho más natural para quien está en movimiento.

Por qué una PWA cambia la experiencia en una operatoria de viáticos

En procesos como este, la diferencia está en qué tan fácil resulta usar el sistema.

Una PWA permite desplegar una experiencia accesible desde web, sin instalación obligatoria, compatible con múltiples dispositivos y preparada para integrarse con sistemas internos. Esa lógica reduce fricción desde el primer paso: el usuario puede entrar más rápido, cargar comprobantes desde el momento en que realiza el gasto y seguir el estado de su gestión sin depender de recorridos más pesados.

Eso importa mucho en viáticos porque el problema suele empezar lejos del área administrativa. Empieza cuando alguien viaja, compra, guarda un ticket, lo pierde, lo manda tarde o lo carga mal. Llevar la experiencia al celular y simplificar el ingreso cambia la calidad del dato desde el origen. Y cuando eso pasa, también mejora todo lo que viene después: validación, aprobación, auditoría y contabilización.

Del comprobante al cierre: un flujo más claro

La solución implementada se apoya en una secuencia concreta: carga del ticket desde móvil con datos de rendición, aprobación escalonada por roles y niveles, validaciones y gestión por excepciones, y finalmente integración o exportación contable con reportes.

Además, incorpora elementos que hacen una diferencia real en compañías con más exigencia operativa:

• políticas de validación por tipo de gasto, importe, fecha y medio de pago,
• alertas por inconsistencias o rechazos,
• control presupuestario por área o centro de costos,
• registro de moneda, importe y entidad financiera,
• y trazabilidad completa de aprobaciones y estados.

Eso vuelve al proceso más auditable y menos dependiente de interpretación manual.

El caso Poen: Un volumen que obliga a profesionalizar la operación

La evidencia concreta en el caso de laboratorios poen, es la siguiente: más de 50 tickets cargados por día y más de 20.000 tickets por año.

Ese dato cambia la lectura del proyecto. Porque ya no estamos hablando de una mejora cosmética o de una digitalización menor. Estamos hablando de una operatoria con volumen suficiente como para que cada error, demora o reproceso tenga costo real.

Y ahí se entiende mejor por qué combinar un portal estructurado con una PWA ágil no fue un detalle técnico, sino una decisión funcional: había que permitir carga distribuida, mejorar la experiencia del usuario, ordenar aprobaciones y llevar la información hacia un circuito más confiable de control y contabilización.

Complementación de ambas soluciones

En ese recorrido, Topgroup ayudo a articular dos soluciones que se complementan bien en una misma necesidad de negocio.

Por un lado, el Portal de Viáticos resuelve el orden, el workflow, la auditoría y la integración con la contabilidad. Por otro, la PWA aporta acceso directo, experiencia mobile-first, portabilidad y una forma más liviana de capturar información en el punto donde el gasto ocurre. En Poen, esa combinación permitió vincular carga de comprobantes, experiencia responsiva e integración con el ecosistema Interaction en una lógica más ágil y dinámica.

La relevancia del caso está justamente ahí: no muestra una solución aislada, sino cómo dos capas distintas de una misma operación pueden trabajar juntas para mejorar control y velocidad sin volver más compleja la experiencia del usuario.

Qué puede aprender otra empresa de este caso

El aprendizaje más útil es saber y entender, cómo se digitaliza los viáticos.

En especial en proyectos como este, donde el control no depende solo de políticas internas. También depende de la experiencia.

Si el usuario puede cargar más fácil, el sistema recibe mejor información.

Si el flujo de aprobación está claro, baja la fricción entre áreas.

Si los estados y alertas son visibles, la operatoria gana transparencia.

Y si todo eso convive con acceso web y mobile, la adopción deja de ser una barrera.

Por eso el caso Poen resulta tan útil para otras compañías de Latam: muestra que una solución de viáticos puede ser más que un formulario digital. Puede convertirse en una forma más inteligente de unir experiencia de usuario, control interno y velocidad operativa.

FAQ

¿Qué problema resuelve un Portal de Viáticos?

Ayuda a ordenar rendiciones, aprobaciones, validaciones y contabilización de gastos internos, reduciendo errores, reprocesos y falta de trazabilidad.

¿Por qué una PWA puede ser útil en la gestión de viáticos?

Porque facilita la carga desde el celular, permite acceso directo sin instalación obligatoria y mejora la experiencia de uso en contextos donde la movilidad es clave.

¿Qué ventajas tiene combinar una PWA con un Portal de Viáticos?

Permite unir una experiencia mobile más simple con un flujo formal de aprobación, auditoría, control presupuestario e integración contable.

¿Qué áreas suelen involucrarse en una solución de este tipo?

Finanzas, Administración, Auditoría, RR.HH., TI y líderes de área, especialmente cuando hay políticas de gasto, centros de costo y niveles de aprobación configurables.

¿Qué evidencia concreta hay en el caso Laboratorios Poen?

La solución registra más de 50 tickets cargados por día y más de 20.000 tickets por año.

¿Cuándo conviene pensar esta solución más allá de una app aislada?

Cuando la empresa necesita no solo capturar gastos, sino también validar, aprobar, auditar, reportar e integrar la información con su contabilidad o ERP.

¿Tu empresa necesita ordenar viáticos, acelerar rendiciones o llevar la carga de comprobantes a una experiencia más móvil y trazable?

Podés conocer más sobre el enfoque de TopGroup para Portal de Viáticos y PWA, y explorar cómo adaptarlo a tu operación.